Retrouver une information que l’on sait sur un document papier peut faire perdre 14% du temps productif. Cela est sans compter sur les 8% de documents ainsi perdus ou jetés, chaque année, alors qu’ils doivent être conservés quelquefois pendant 10 ans. Il est certain que dans ces conditions, passer à la numérisation peut sembler avoir du bon. Mais comment procéder ?
Numériser ses documents professionnels : comment faire ?
Outre l’aspect pratique et légal ; puisque certains documents peuvent servir de preuves dans un cadre litigieux, il faut rappeler que la numérisation de certains documents professionnels comme les factures fait déjà l’objet d’une obligation légale pour une très grande majorité d’entreprises.
Parce que le gouvernement pense ; et à raison, pour toutes les raisons expliquées en préambule et bien d’autres ; qu’une entreprise qui vise le 100% numérique est une structure plus performante et plus compétitive, il est certain que ce qui a débuté avec les factures ne va pas s’arrêter en si bon chemin et qu’il faut dorénavant déjà penser à l’étape suivante : la numérisation de tous les documents, y compris ceux des archives.
Pourtant, utiliser un simple scan de bureau n’est certes pas suffisant pour créer une GED (Gestion Electronique des Documents) digne de ce nom.
La loi prévoit en effet que chaque lettre, chiffre ou signe, soit facilement compréhensible et lisible sur chaque document et ce, même si l’original est dégradé, pas forcément sur papier classique (calque, par exemple) ou encore de grande taille comme cela peut être le cas dans les cabinets d’architecte…
Comment se faire aider pour passer au digital en entreprise ?
Il est évident que cela demande un temps considérable, des outils très performants et donc coûteux, sans oublier qu’il ne s’agit pas de numériser des documents qui sont périmés et qu’il faut donc, en amont, faire un tri drastique de ses archives et documents professionnels, en étant certains de ne pas faire d’erreur.
Parce que l’embauche n’est pas la solution pour ce type de mission, il convient de faire appel à des entreprises spécialisées dans l’archivage qui vont se charger de toutes ces étapes : récolement et tri des archives, suppression des documents n’ayant plus lieu d’être, indexation des documents dûment numérisés en respectant les modalités de la loi, pour pouvoir, à terme, se passer définitivement du support papier, en le diminuant dans un premier temps.
Pour l’entreprise, les avantages sont réels. En minimisant l’utilisation du papier, une entreprise peut quelquefois économiser jusqu’à 25 000 euros par an. C’est en outre un acte écologique, quand on se veut une structure verte.
Pouvoir retrouver un document bien classé, dans un espace numérique de stockage permet aux salariés de gagner en productivité, avec un effet de rebond. Comme ils trouvent facilement les informations dont ils ont besoin, ils agissent plus rapidement, ont plus confiance en eux et travaillent mieux.
En outre, si les archives papier disparaissent (on peut les confier à ces mêmes structures spécialisées pour leur offrir de parfaites conditions de conservation), cela permet de gagner de la place.